Excelの転記作業を自動化する方法｜中小企業向けの進め方

Excelから別のExcelへ同じ内容を入力する、メールで届いた一覧を管理表へ移す、複数のファイルを毎月1つにまとめる。このような転記作業は、手順が決まっていても担当者の時間を使い、入力漏れや貼り付け位置の間違いが起こりやすい業務です。

Excelの転記作業は、条件が整理できれば自動化を検討できます。ただし、最初からすべてを自動化するのではなく、入力元・転記先・確認方法を明確にして、小さな範囲から試すことが重要です。

Excelの転記作業とは

転記作業とは、ある場所にある情報を別のファイルや表へ移す作業です。「入力作業」「データ入力」と呼ばれることもありますが、内容としてはどちらも、決まった項目を決まった場所へ移すという点で共通しています。中小企業の事務業務では、次のような形で発生します。

• 売上明細を月次集計表へ転記する
• 複数拠点のExcelファイルを1つの管理表へまとめる
• CSVのデータを社内の定型フォーマットへ移す
• 申込内容を顧客管理表へ入力する
• 管理表の内容から請求書や報告書を作成する
• メールで受け取った情報を一覧へ入力する

同じように見える転記でも、ファイルの形式、列の位置、入力ルール、例外処理によって自動化の方法は変わります。

転記作業を自動化する前後の違い（例）

「自動化する」と言われても、具体的に何が変わるのかが分かりにくいという声があります。ここでは、複数店舗の売上をExcelへ転記する作業を例に、自動化の前後でどう変わるかを整理します。

自動化前

• 各店舗から届くExcelファイルを担当者が1つずつ開き、売上金額や件数を確認する
• 内容を目視で確認しながら、集計用のExcelへ手入力でコピーする
• 店舗数が多いほど同じ操作を繰り返すため、入力漏れや貼り付け位置のズレが起こりやすい
• 月末・月初に作業が集中し、他の業務を圧迫しやすい

自動化後

• 各店舗のファイルを決まった場所に保存すると、転記処理が自動的に実行される
• 処理後に件数や合計金額が自動でチェックされ、担当者は結果の確認だけを行う
• フォーマットが違う、必須項目が空欄などの例外が見つかった場合、その行だけが一覧として担当者に知らされる
• 担当者の役割が「入力作業」から「結果の確認作業」へ変わる

この例のように、自動化は「作業がなくなる」のではなく「作業の内容が入力から確認へ変わる」と捉えると、導入後の運用イメージを持ちやすくなります。受け取った請求書や納品書の処理も、同じ考え方で整理できます。詳しくは請求書・納品書処理の自動化で解説しています。

自動化しやすい転記作業

次の条件がそろっている作業は、自動化を検討しやすい傾向があります。

入力元の形式が決まっている

毎回同じ列を持つExcelやCSVなど、情報の位置が一定であれば処理を組み立てやすくなります。ファイル名や保存場所にもルールがあると、対象ファイルを見つける工程も整理できます。

転記先と入力ルールが明確である

「A列の値を管理表の顧客番号へ入れる」のように、入力元と転記先の対応を説明できる作業が適しています。担当者によって判断が変わる項目は、先に判断基準を決める必要があります。

同じ作業を繰り返している

毎日、毎週、毎月など、同じ手順を繰り返す作業は、自動化後も継続して使いやすい対象です。まずは作業頻度と1回あたりの所要時間を確認します。

処理後に確認できる

件数、合計金額、重複、空欄などを確認できる作業は、自動化した結果が正しいか判断しやすくなります。自動化では、処理だけでなく確認方法も一緒に設計します。

自動化の前に整理する5項目

1. 何を見て入力しているか

元になるファイル、メール、PDF、システム画面などを洗い出します。複数の入力元がある場合は、最初からすべてを対象にせず、形式が安定しているものから始めます。

2. どこへ転記しているか

転記先のファイル名、シート名、列、入力開始位置を確認します。既存の数式や書式を残す必要があるかも重要です。

3. 人が判断している箇所はどこか

名称の揺れを直す、備考欄を読んで分類する、金額によって承認先を変えるなど、人の判断が入る箇所を分けます。判断ルールを決められない部分は、人が確認する工程として残します。

4. 例外が起きたときにどうするか

必須項目が空欄、同じデータがすでに登録済み、形式が違うファイルが混ざっている、といった例外を想定します。エラーを無視せず、対象行を記録して確認できるようにします。

5. 正しく転記できたかどうかをどう確認するか

処理件数、合計値、エラー件数、元データとの照合方法を決めます。確認できない自動化は、担当者の不安を増やす可能性があります。

Excel転記自動化の進め方

手順1：現在の作業を記録する

担当者が普段行っている操作を、入力元、操作内容、転記先、確認方法の順に書き出します。画面を見ながら作業手順を記録すると、言葉だけでは見えにくい例外も把握できます。

手順2：対象を1つに絞る

最初は「毎月届く1種類のCSVを管理表へ追加する」など、入力と出力が明確な作業を選びます。対象を絞ることで、試した結果を確認しやすくなります。

手順3：テスト用データで試す

本番ファイルを直接変更せず、コピーしたデータで処理を確認します。通常のデータだけでなく、空欄、重複、文字数の違いなども試します。

手順4：人の確認を残して運用する

導入直後は、処理結果を担当者が確認してから確定する流れにします。安定して動くことを確認しながら、必要に応じて対象範囲を広げます。

転記作業の自動化でよくある失敗と対策

複数のファイルをまとめてから転記する場合は、転記そのものに加えてCSV統合とデータ整形の進め方も合わせて確認すると、整理の範囲が見えやすくなります。また、転記作業の量が多くルールが複雑な場合は、Excel自動化とRPAの違いでどちらの方法が向いているかも検討してください。

自動化しない方がよい場合

転記作業に見えても、次のような場合は先に業務ルールの整理が必要です。

• 入力元の形式が毎回大きく変わる
• 担当者ごとに判断基準が異なる
• 元データに不足や誤りが多い
• 転記先の表が頻繁に変更される
• 処理後の確認方法が決まっていない

この状態で仕組みを作ると、変更や修正が増え、かえって運用が複雑になることがあります。先にファイル形式や入力ルールをそろえるだけで、手作業が減る場合もあります。

現在のExcelを残したまま始められる

転記作業を改善するために、必ずしも現在のExcelをすべて別のシステムへ置き換える必要はありません。使い慣れたファイルを残し、データの取り込み、整形、転記、確認の一部から自動化する方法があります。

Domani LuceのExcel・事務作業自動化支援では、現在のファイルと作業手順を確認し、どこから小さく始められるかを整理します。Excel以外の定型業務を含めて検討する場合は、Excel・事務自動化ガイドもご覧ください。

複数ファイルを毎月まとめている場合は、Excelの毎月集計を自動化する方法も参考にしてください。

30分の無料相談で確認できること

「この転記作業が自動化できるか知りたい」という段階でも相談できます。30分の無料相談では、困っている作業、頻度、おおよその所要時間を伺い、自動化できそうな部分と次に確認すべきことを整理します。

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