メール作成をAIで効率化する方法｜定型メールの負担を減らす

問い合わせへの返信、案内メールの作成、社内への連絡。内容が似ているにもかかわらず、その都度文面を考えたり、過去のメールを探して書き直したりしている担当者は少なくありません。1件あたりは数分でも、件数が多い部署では積み重なって大きな時間になります。

メール作成は、内容のパターンが決まっている部分とそうでない部分を分けて考えると、AIで効率化できる範囲が見えやすくなります。この記事では、メール作成のどこにAIを活用できるか、向いている場面と注意点、始め方を整理します。

メール作成にかかっている時間はどこにあるか

メール作成の時間は、次のような作業に分かれています。

• 過去に送った似た内容のメールを探す
• 内容に合わせて文面を一から考える、または修正する
• 敬語や言い回しを整える
• 宛先や添付ファイルを確認する
• 送信前に内容を見直す

このうち「探す」「文面を考える」「言い回しを整える」といった部分は、内容のパターンが決まっているメールであれば、AIによる下書き作成で負担を減らせる可能性があります。一方、宛先の確認や送信前の見直しは、AIを使う場合でも人が行う工程として残すことが多くなります。

AIでメール作成を効率化できる場面

次のようなメールは、AIを使った効率化を検討しやすい場面です。

問い合わせへの一次回答

よくある質問への回答は、内容のパターンがある程度決まっています。問い合わせ内容に応じた回答の下書きをAIに作成させ、担当者が内容を確認してから送る、という流れが考えられます。

案内・リマインドメール

セミナーやイベントの案内、支払いや提出物のリマインドなど、定型的な内容を宛先に合わせて作成するメールも活用しやすい対象です。宛先ごとに変わる部分（名前、日時、金額など）を明確にしておくと、下書き作成がスムーズになります。

社内向けの定型連絡

会議の議事録送付、進捗共有、依頼事項の連絡など、社内向けのメールも、フォーマットが決まっていればAIによる下書き作成が活用しやすい領域です。

過去のやり取りをもとにした返信

長いメールのやり取りに対して返信する際、AIに要点を整理させたうえで返信の下書きを作らせる、という使い方もあります。ただし、やり取りの文脈や相手との関係性を踏まえた調整は、人が行う必要があります。

効率化しやすいメールの条件

次の条件が当てはまるほど、AIによる効率化を検討しやすくなります。

• 送信する内容のパターンがある程度決まっている
• 宛先ごとに変わる情報（名前、日付、金額など）が明確である
• 送信前に内容を確認する工程を設けられる
• 誤りがあった場合に大きな影響が出ない、または確認体制でカバーできる
• 過去のメール文面や雛形が残っている

逆に、相手との関係性や交渉経緯を踏まえた微妙な言い回しが必要なメール、機密性の高い内容を含むメールは、AIによる下書き作成を使う場合でも、人による確認と調整をより丁寧に行う必要があります。

効率化を始める前に整理すること

よく使うメールのパターンを洗い出す

まずは、どのようなメールを、どのくらいの頻度で送っているかを洗い出します。問い合わせ対応、案内、社内連絡など、種類ごとに分けると、どこから始めるべきかが見えやすくなります。

変わる部分と変わらない部分を分ける

同じパターンのメールでも、宛先によって変わる情報（名前、日時、金額など）と、共通して使える文面部分を分けます。この整理ができると、AIに指示を出す際の情報も整理しやすくなります。

確認の工程を決める

AIが作成した下書きを、誰が、どのように確認してから送信するかを決めます。特に社外向けのメールは、金額や固有名詞の誤りがないかを確認する工程を残すことをおすすめします。

効率化を始める手順

手順1：1種類のメールに絞る

複数の種類のメールを同時に対象にせず、まずは頻度が高く、内容のパターンが決まっているメール1種類から始めます。

手順2：雛形と過去の文面を集める

過去に送った良い例をいくつか集め、共通する構成や言い回しを確認します。これがAIに文面を作成させる際の参考情報になります。

手順3：下書き作成を試す

実際に想定される問い合わせや状況を使って、AIに下書きを作成させます。内容の正確さ、言い回しの適切さ、抜け漏れがないかを確認します。

手順4：確認体制を決めて運用する

導入直後は、AIが作成した下書きを担当者が必ず確認してから送信する形にします。運用しながら、確認にかかる時間や修正の頻度を見て、対象範囲を広げるかどうかを判断します。

注意しておきたいこと

メール作成をAIで効率化する際は、次の点に注意が必要です。

• 顧客情報や社内の機密情報をAIツールに入力する範囲は、社内ルールを決めておく
• 金額、日付、固有名詞など、誤りが業務に影響しやすい情報は送信前に確認する
• AIが作成した文面をそのまま使うのではなく、相手や状況に応じた調整を行う
• 定型文だけに頼らず、個別の配慮が必要な場面では人が文面を考える

生成AIを社内で利用する際の情報の取り扱いについては、生成AIを会社で利用するときの注意点でも詳しく解説しています。

他の事務作業とあわせて検討する

メール作成の効率化は、Excelでの集計や転記、定型書類の作成など、他の事務作業の自動化とあわせて検討すると、対象範囲を見つけやすくなります。AIで自動化できる業務20選では、メール作成を含む幅広い業務の例を紹介しています。Excelを中心とした事務作業の自動化は、Excel・事務作業自動化支援で対象業務を確認できます。

事務作業全体の自動化について幅広く検討したい場合は、業務自動化のページもご覧ください。

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「どのメールから効率化を始められそうか分からない」という段階でも相談できます。30分の無料相談では、現在作成しているメールの種類や頻度を伺い、効率化できそうな部分と確認体制の考え方を整理します。

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